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October 27, 2021

专家分享他们的建议,更好的工资管理-第一部分

Business Advice Partners | 11 minute read

Does payroll give you night sweats? You're not alone. Regardless of the industry, 每个企业主都知道,工资是一项巨大的运营开支,会导致员工不开心, legal issues, or negative taxation repercussions. That’s why it is important that 现场服务企业 与受信任的顾问一起对其工资单流程执行定期运行状况检查.

Accountants, 来自世界各地的簿记员和商业顾问正在分享他们的健康检查技巧,这个新系列将在接下来的几个月里在simPRO博客上展示. In this first installment our experts take a look at:

Meet our panel of experts

Michelle Marley - Bizwize Business Solutions

Michelle Marley
Bizwize Business Solutions

Tracy Ebbetts - Solvere云会计

Tracy Ebbetts
Solvere云会计

Kunal Topiwala - SME Financial

Kunal Topiwala
SME Financial

Mishali Patel - SME Financial

Mishali Patel
SME Financial

外勤服务企业理想的工资发放频率是多少?

每个企业主在创业之初面临的第一个决定是, “How often should I pay my employees?” Not only should business owners factor in employment laws, 但他们也需要考虑自己的业务模式和员工需求. 因此,在交易业务中,当涉及到工资发放频率时,是否存在一个“最佳实践”?

Michelle Marley - Bizwize Business Solutions

“我认为企业需要让员工的工资周期与其销售收入相匹配,” said Michelle Marley, managing director of Bizwize Business Solutions, Australia. “尽管就一般的商业效率而言,我更喜欢每两周发一次工资.”

按月支付周期可以让企业在账户中持有现金的时间更长, and with only 12 transactions in the year, it’s less of a burden on the payroll team. 但如果你有罚款利率的义务,它就变得很难管理. 例如,如果员工做的是轮班工作或他们的工作时间波动. 此外,每个工资单将是唯一的,因为工作日的数量会有所不同.”

“每周发工资对于现金管理来说非常好,每周安排员工的时间也更容易管理. But, 交易数量呈指数级增长,这需要更多的时间,也意味着企业需要每周有足够的资金.”

“因此,每两周的薪酬周期是一个很好的折中方案. If the business has good scheduling software in place, 管理轮班工作和10天的时间段相对容易. 以这个比率计算加班费或罚款额并不太繁重,而本年度有26宗交易, 如果企业走这条路,它还有助于控制外包工资的成本. But, if the business issues 30-day customer invoices, having funds to cover payroll might be a concern.”

男性的手握一个手机simPRO mobile时间表屏幕显示和一个蓝色的安全帽和标尺在背景中

企业如何克服完成工时表的挑战?

“Please complete your timesheets…or else…!是世界各地工资部门永恒的战斗口号,无论什么行业. 而现场服务企业面临的额外复杂性是,基于时间表的员工通常不在办公室, 可能不会定期查看邮件,可能会埋头工作,无法接电话! But workforce data is essential for reporting so how can businesses get on top of timesheets?

Tracy Ebbetts - Solvere云会计

“有很多方法可以激励员工完成工作时间表,” said Tracy Ebbetts, Chief Executive Officer at Solvere云会计, Australia. “如果每个人都在做正确的事情,你可以在全公司范围内采取行动, you could reward your team with a company lunch. 但当然,如果团队分散,或者公司规模太大,就很难做到这一点. 库博电竞有个客户给他们的外勤人员发了奖金. 他们可以在simPRO上看到谁完成了一整天的计划,并以此为基础获得奖金,” said Tracy. simPRO在这方面很好,因为你可以在日程表上增加一名技术人员. Then, 如果您的simPRO系统设置正确,并且您对员工进行了良好的培训, they are clocking in and out of that job through simPRO Mobile, 这实际上迫使他们完成每天的日程安排.”

“所以库博电竞建议有效地使用simPRO时间表. 库博电竞的客户十有八九都在为工作时间表和工资表而烦恼, they don’t have the schedule fully booked out. There are gaps all over the place. So don’t just put in the times, put in the activities. 如果你的技术人员正在接受培训,一定要进行培训. 当你做得很好,让你100%的技术人员的一天, that will make payroll work much better.”

“如果一名技术人员没有完成他们的工时表,他们就没有做对公司的事情. It lets everyone in the business down. 如果你不知道他们工作了多少小时,你又怎么知道该付他们多少钱呢? 当然,你的技术人员应该将更新他们的时间表作为他们工作的一部分. 如果雇佣合同从第一天开始就有明确规定, when it is time for a review, you can consider disciplinary actions. 我曾见过一些公司不支付员工工资,因为他们一再不完成工作时间表, and although not strictly the right thing to do, they never missed the deadline again! ”

“But ultimately, we recommend written policies, positive engagement, 建立良好的文化,帮助员工理解为什么simPRO对业务和他们的工作很重要.”

一个穿着西装,拿着公文包,拿着放大镜的男人在指向不同方向的四个箭头中做出选择

我如何知道什么是最适合我的业务的会计软件?

当涉及到会计软件时,现场服务企业被宠坏了. 而像simPRO这样的作业管理系统,与一些专业集成 accounting packages. 有这么多的选择,企业主应该考虑哪些因素?

Michelle Marley - Bizwize Business Solutions

“This is an excellent question,” Marley said. “这取决于你想要你的会计套件做什么,以及你准备支付多少.”

Xero 使用可适应的报表特性是否易于使用和管理. 它包括自动退休金和外汇,最低70澳元/月和银行饲料处理与高质量的银行集成. On the downside though, 它缺乏对联系人创建和跟踪的控制,也不允许对结算账户进行对账. It is also missing features like job costing. 定价是基于最多200名员工的员工数量, so businesses need to be aware of that as they grow.”

“With unlimited employees, MYOB AccountRight is an excellent accounting package with a high level of control. It also offers bank feed processing, 工作成本计算和包括工资在内的计划也包括自动退休金. However, if you have a limited accounting background, 它可能更难使用,而且在报告中没有太多的灵活性.”

QuickBooks Online is also easy to use and manage. For a low price, 用户可以获得自动养老金,并具有银行饲料处理的银行集成. 有能力协调结算帐户和有限的控制联系创建. 定价还取决于员工的数量,这可能是有利的,也可能是不利的, depending on the size of the business!”

拼图游戏的专业人士在笔记本电脑上工作,看着各种各样的财务图表

What are your tips for managing a change in accounting package?

那么,当企业发现他们当前的会计软件不再适用时,会发生什么呢? 迁移到一个新包需要大量的计划,以确保业务限制财务数据丢失的风险. And it can be a stressful time for the staff involved. 库博电竞的专家已经指导了无数的客户通过这个过程,并有一些至理名言分享.

Kunal Topiwala - SME Financial

“在财政年度结束时进行转换,这样你就知道你有一整年的税收记录. Otherwise, 你需要记住你在一个地方有部分记录, and the rest of that tax record in another,” said Kunal Topiwala, Senior Client Advisor for SME Financial, New Zealand.

“我建议的另一件事是,与你所有的财务和管理人员开一个团队会议,这样他们就能对新的会计软件有一个良好的感觉. That might be accounts receivable, accounts payable, creditors, the payroll person, the CFO or financial accountant. Get them around the table and discuss the features. At each point, 解释与他们目前所做的有什么不同,以及在新软件中如何做得更好.”

Mishali Patel - SME Financial

“我还建议企业在旧系统中运行流程一周的时间内进行重叠, 然后库博电竞将这些数据与新系统中输入的数据进行比对,” said SME Financial Client Advisor Mishali Patel. “这给了他们信心,因为要花很多时间检查数据,确保一切都是最新的. 特别是休假权利——这对工资来说是一件大事,库博电竞希望确保每个员工都能得到正确的休假权利.”

马利强调,专家建议在简化改革方面发挥着重要作用.

Michelle Marley - Bizwize Business Solutions

“My biggest tip – hire a professional to help!”

“A professional can help you manage all those stages. For instance, 确保账户图表是有映射和记录的,它们不是太大或难以使用. 或者,设置软件和流程以适应业务需求. 例如,用户是否有正确的访问权限,他们是否接受了所需知识的适当培训? 最好的做法是清理旧制度,勾销坏账, so that they are starting with clean data. And if possible, 库博电竞建议客户在他们的财政年度的第一天开始使用新软件,因为它可以发工资, government reporting and tax return completion easier.” “有很多事情需要考虑,所以不要试图一下子改变所有事情, do it in stages so everyone is comfortable.”

Learn More About Our Experts

The simPRO partner network 包括超过1000名会计师、簿记员、集成商和商业顾问. Our experts provide a range of specialist services and advice.

BizWize Business Solutions logo

Bizwize Business Solutions, Australia

Based in Joondalup, WA, Bizwize业务库博电竞为整个澳大利亚的客户提供簿记和云会计库博电竞.

库博电竞的使命是通过寻求对他们的目标的理解,并为他们未来的成功制定计划,来增强企业主的财务能力. 库博电竞实施和追求许多宝贵的系统,使库博电竞能够提供出色的簿记服务和持续的客户支持.

库博电竞所有的团队成员都是本地的,库博电竞挑选的不仅仅是他们的资格和经验, but their ability to work well the others, be adaptable, flexible, highly organised fast learners with great communication skills.

A boutique bookkeeping service, 库博电竞帮助客户选择最好的会计软件, 建立程序以最大限度地提高效率,并与其他软件集成.

Bizwize the wize choice in bookkeeping and cloud integrations.

Solvere云会计, Australia

A tradesman needs the right tools for a great business. At Solvere, 库博电竞帮助贸易服务企业的所有者获得对其数量的控制权和信心. 库博电竞的员工在实施和提供作业管理和云会计系统的持续服务方面有丰富的经验. 无论您的企业在运营系统方面面临什么样的挑战, Solvere has the tools and services to help you figure it out.

SME Financial, New Zealand

中小企业金融为自己是技术前沿,早期采用者而自豪. 这是因为他们知道他们真正的价值在于他们给财务咨询领域带来的好处:从清晰的信息中获取洞察力, 简单的数据已经被他们信任的软件生态系统很好地简化了. 他们发现,只有当客户能够在日常的数字处理中腾出时间,他们才能开始通过中小企业咨询服务的好处来关注业务增长. Kunal Topiwala is SME Financial’s in-house simPRO expert. Passionate about information systems, Kunal’s对贸易和建设咨询有特殊的兴趣,并帮助许多企业过渡到simPRO,并亲眼看到了好处.

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